4 raisons d’opter pour la dématérialisation des documents en entreprise

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Dématérialiser un document, c’est le fait de le rendre numérique. En entreprise, la dématérialisation consiste à mettre tous les documents sur un support numérique. Il existe plusieurs raisons d’opter pour un tel projet en entreprise. Découvrez-les à travers cet article.

Gagner en productivité

Le gain de productivité est l’une des raisons principales qui amènent les dirigeants à organiser la dématérialisation de leurs documents. En effet, lorsque les documents sont centralisés dans un espace partagé, cela facilite leur consultation. Vous gagnerez désormais du temps lors de la recherche de vos documents d’entreprise. Ce temps économisé peut servir à faire d’autres tâches plus rentables pour la société. Il existe plusieurs solutions de gestion électronique de documents pour vous aider. Pour faire un choix judicieux, rendez-vous sur arcanes.info.

Le traitement des documents standardisé à travers les workflows peut également vous permettre de gagner du temps. De plus, la dématérialisation des documents entraine certainement une automatisation dans la saisie. Cela vous permettra donc d’éviter le risque d’erreur.

Réduire les frais de gestion et d’impression des documents

Les frais d’impression représentent entre 1 % et 3 % du chiffre d’affaires d’une entreprise. En effet, les employés d’une PME font une impression de plus de 1000 pages en moyennes dans un mois. Cela veut dire qu’une entreprise qui décide de dématérialiser ses documents est sur le point de faire d’énormes économies sur plusieurs postes. Il s’agit du :

  • Poste des consommables d’impression comme les cartouches d’encre et les papiers A4 ;
  • Poste de la mise sous pli des documents et de l’affranchissement ;
  • Poste de l’exploitation et de la maintenance des périphériques d’impression.

Par ailleurs, la dématérialisation permet à l’entreprise de faire des économies sur la facture client. En effet, la facture électronique coûte 3 € tandis que la facture papier varie entre 8 et 9 €.

S’adapter aux nouvelles formes de travail

Le fait d’opter pour le format numérique au lieu du format papier vous permet de faire de vos documents un support collaboratif. Avec une solution GED, vous pouvez centraliser l’information et fluidifier les échanges. Elle vous permet alors d’améliorer le travail collaboratif en entreprise.

Aujourd’hui, le travail en mobilité est en forte progression. Or, cette nouvelle pratique est très compatible avec la dématérialisation des documents. L’employé peut donc se servir d’un ordinateur portable, d’une tablette ou d’un smartphone pour travailler, peu importe, sa localisation géographique. Il suffit qu’il ait accès au fichier électronique partagé.

Avoir une image moderne

Avec la dématérialisation des documents, votre entreprise aura une image plus moderne. Toutefois, cela nécessite la mise en place d’une réelle communication interne et externe autour du projet. Cela peut demander également une formation pour alléger la tâche aux utilisateurs. En réalité, il faut que le projet soit valorisé et accepté auprès de vos employés. Pour cela, vous devez les éclaircir en amont sur les intérêts de ce type de changement. Il faut aussi insister sur la mise en place d’outils sophistiqués et sur la meilleure accessibilité à l’information.

Pour ce qui concerne les partenaires commerciaux, vous devez leur signaler toutes les modifications de documents. Ainsi, vous serez toujours en mesure de proposer un excellent service commercial.

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