Comment la visioconférence est-elle devenue un moyen de communication indispensable pour une entreprise ?

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La technologie est profondément ancrée aux mœurs des entreprises et certains outils sont devenus indissociables à leur fonctionnement. Parmi ces derniers, on retrouve la visioconférence qui a radicalement changé la façon dont les gens communiquent au bureau. Elle a aussi changé la façon dont les entreprises communiquent avec leurs bureaux annexes ou leurs différentes filiales.

Quels sont ses avantages ? Quelles sont les solutions de visioconférences les plus plébiscitées du marché ? Qu’a-t-elle apporté au travail en entreprise ? La suite de cet article propose des éléments de réponse à ces différentes questions. Mais tout d’abord, expliquons ce qu’est la visioconférence.

Qu’est-ce que la visioconférence ?

La visioconférence ou vidéoconférence est un moyen de communication qui réunit les techniques de visiophonie et de conférence multipoints. La première permet de parler avec un interlocuteur, tout en le voyant. La deuxième quant à elle permet de faire une réunion entre plusieurs personnes. Ainsi, plusieurs personnes situées à divers emplacements peuvent se voir, dialoguer, échanger des données sonores ou écrites, et tout ceci en temps réel.

Quel est son impact sur le travail en entreprise ?

La visioconférence a longtemps été réservée à un marché de niche. Mais avec l’amélioration des outils de connectivité, elle s’est démocratisée vers toutes les entreprises. La fibre optique, le haut débit, le très haut débit et la 4G sont autant de facteurs ayant permis son émergence rapide. En France, il y a eu en 2013 le Plan France Très Haut Débit pour apporter le très haut débit partout dans le pays.

Elle est désormais un argument de poids dans l’expansion des entreprises puisqu’elle élimine les contraintes liées à la distance. Elle leur a permis de vaincre les problèmes géographiques. Elle a apporté plus de convivialité dans les conversations qu’une conférence téléphonique. La très haute définition de la vidéo qu’elle offre ne laisse plus aucun chef d’entreprise indifférent. Simple, fiable et pédagogique, elle est devenue l’outil de travail et de collaboration par excellence.

En outre, son utilisation a également évolué très rapidement. Plusieurs entreprises avaient déployé en premier des systèmes de visioconférence très simples et facilement déplaçables. Mais, les choses ont bien évolué vu l’importance qu’elle révère désormais pour les multinationales et les TPE. Aujourd’hui, on parle de déploiement dans le Cloud ou encore de grosses infrastructures de visioconférence. Qu’est-ce qui a réellement changé ?

Cette tendance a multiplié le nombre de périphériques utilisés dans le cadre d’une visioconférence. N’importe quel support permet désormais une liaison par visioconférence à savoir : tablette, PC, Mac et smartphone. D’autres se contentent d’installations dans les salles de réunion. Alors, vous souhaitez intégrer la visioconférence à votre système d’information ? Si oui, rendez-vous ici pour voir les différentes options qui s’offrent à vous, quelle que soit la taille de votre entreprise.

Par ailleurs, les privées ne sont pas les seules à utiliser la visioconférence. L’État et les institutions publiques utilisent également la visioconférence pour gagner en productivité ou pour répondre à certaines demandes. Désormais, il est possible de passer le baccalauréat par visioconférence. Ainsi, les entreprises qui proposent ces outils ont vu leurs chiffres d’affaires (CA) explosés. C’est le cas de la société Zoom Vidéo Communications qui a réalisé un CA de 590 millions de dollars en 2019.

Quels sont les avantages de la visioconférence en entreprise ?

Les entreprises qui utilisent aujourd’hui la visioconférence bénéficient de plusieurs avantages. En voici quelques-uns :

Réduction des coûts

Comme la téléphonie, la visioconférence a élimé les barrières géographiques, mais en plus mieux. Du fait de la téléprésence, les longs voyages ne sont plus nécessaires pour assister à une réunion. Cela contribue à diminuer ou à supprimer certains frais de voyage et d’hébergement. De même, il vous évite de dépenser dans les coûts de téléphonie à l’international.

Élimination des risques écologiques

Qui dit moins de voyage et moins de transport dit moins d’émission de CO2. Plus les salariés et les chefs d’entreprises limitent leur déplacement, et moins il y a d’émission de gaz à effet de serre.

Accroissement de la productivité

Vous investissez le temps gagné sur les transports et les voyages dans votre travail. Vous pouvez consacrer plus de temps à vos réunions qui étaient raccourcis à cause des déplacements. Vous êtes moins fatigué lors de vos réunions et protégé contre les imprévus climatiques.

Plus de flexibilité dans le travail

Aucune contrainte ne s’impose à vous dans le choix d’un périphérique de visioconférence. Cela est rendu possible grâce au passage au Cloud de la visioconférence. Vous pouvez vous connecter avec n’importe quel appareil et n’importe où.

Des communications améliorées

Les communications en visioconférence sont optimisées de jour en jour. Les différentes solutions de visioconférence proposent une qualité de vidéo haute définition et une nette qualité audio.

La fiabilité dans les processus

La visioconférence vous permet de ne pas reporter ou d’annuler vos réunions. Cela vous évite donc des pertes qui pourraient en découler.

Le télétravail

Le télétravail se développe très rapidement aujourd’hui. De plus en plus de personnes préfèrent exercer en télétravail et il est important d’avoir un œil sur eux. Ainsi, la visioconférence permet de maintenir un lien social avec ce type de salarié.

Quels sont les outils de visioconférence rencontrés sur le marché ?

Il existe plusieurs outils de visioconférence sur le marché, en voici quelques-uns :

  • Skype (Microsoft Teams) ;
  • Cisco Webex ;
  • Google Hangouts ;
  • Citrix GotoMeeting ;
  • ClickMeeting ;
  • Adobe Connect ;
  • Yugma ;
  • StarMeeting, etc.

La version complète de la plupart de ces systèmes de visioconférence est payante. Cependant, ils proposent le plus souvent une version gratuite qui possède des fonctionnalités limitées. Google Hangouts par exemple propose une version gratuite qui est très performante et permet de joindre plusieurs personnes à la fois. Toutefois, pour pouvoir converser avec 20 personnes et plus, vous devez passer à la version Pro qui peut réunir jusqu’à 50 personnes à la fois.

En outre, cet outil a l’avantage de vous proposer d’autres fonctionnalités parallèlement à la visioconférence. Ainsi, nous avons les fonctionnalités telles que Google Agenda, Gmail, etc.

Pourquoi choisir une solution de visioconférence ?

Le principal avantage de la visioconférence est qu’elle réduit considérablement les coûts. Cela contribue à l’objectif principal d’une entreprise qui est de réduire les dépenses et de maximiser les profits. Bien qu’elle ne remplace pas à 100 % les voyages, elle élimine ceux qui ne sont pas d’une grande importance. Par exemple, c’est le cas des déplacements de 6 à 12 heures, et même plus, de vol pour une simple réunion. Cela vous permet de consacrer plus de temps à l’objet de la réunion.

Cela vous offre une plus grande visibilité sur votre activité à partir d’un petit espace. Vous êtes alors productif et compétitif sur le marché. Vous gagnez en flexibilité dans vos conversations avec vos partenaires. Vous choisissez d’utiliser un appareil que vous connaissez et maîtrisez.

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